Электронный архив как система структурированного хранения электронных документов
Электронный архив - это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск1. Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом. К Вашим услугам электронный архив документов доступный онлайн в любое удобное для Вас время.
Он представляет собой информационную систему, специальное программное обеспечение, призванное автоматизировать процедуры управления архивным фондом документов организации в соответствии с требованиями государственного нормативного регулирования и спецификой внутренних процессов компании.
В простейшем случае система электронного архива должна поддерживать следующую функциональность, соответствующую требованиям к архивному делопроизводству:
Прием на хранение и сопутствующее формирование архивных дел. Это происходит путем передачи документации из других информационных систем, а также оцифровки и ввода в систему архивной документации.
Электронный архив
Управление документацией, хранящейся как в электронном виде, так и на бумажном носителе.
Электронный архив
Удобный и быстрый поиск по номенклатурам, атрибутам и по тексту документов и дел.
Электронный архив
Учет выдачи оригиналов документов и дел.
Электронный архив
Предоставление доступа к архивным материалам в электронном виде.
Также некоторые источники выделяют дополнительные возможности электронного архива:
Электронный архив
управление web-контентом;
Электронный архив
наличие систем сообщений, позволяющих пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.
Электронные архивы предприятий являются основой системы производственного документооборота и содержат, как правило, сканированные и оцифрованные образы бумажных документов (конструкторско-технологических, финансово-отчетных, нормативных, патентных и т.п.) и электронные документы. Все чаще архивируется и корпоративная электронная корреспонденция.
Основная задача архива – обеспечить сохранность данных. Создается картотека дел, которая хранит информацию о том, где находится документ, отслеживает, кто его запросил, на какой срок, и когда должен вернуть. В архиве должна быть предусмотрена возможность делать выборки файлов по указанным параметрам, например, по сроку хранения, чтобы вовремя избавляться документов, не требующих хранения.